Ein Umzug macht einen guten PM, oder?

Im Zuge der Diskussion um Sinn und Unsinn von Zertifikaten im Projektmanagement auf openPM und meinem Umzug im Februar 2013 sind mir einige Gedanken durch den Kopf gegangen. Ich bin der Meinung, dass ein Umzug eine sehr gute Ausbildung für einen angehenden Projektmanager ist und dass mehrere durchgeführte Umzüge ein weitaus besseres Qualitätsmerkmal darstellen, als erworbene Zertifikate. Noch ein wichtiger Hinweis: Dieser Artikel ist nicht in allen Thesen und Ansichten 100% ernst gemeint.

Ein Umzug ist (D)ein Projekt!

Ich bin der Meinung, ein Umzug ist auch immer ein Projekt. Ich vergleiche es mit einer Definition des Begriffs „Projekt“, die auf openPM zu finden ist:

„… ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.“ (Quelle: „Projekt“, Wikipedia)

Ein Umzug ist zeitlich begrenzt (hoffentlich!) und soll ein einmaliges (schönes/wohnliches) Ergebnis erzeugen. Nach dieser Definition kann man Umzüge sehr wohl als Projekt einordnen. Insofern sehe ich die Umziehenden auch als Projektmanager, denn diese planen und steuern das Projekt Umzug in allen Details – teilweise aktiv oder auch passiv. Es gibt viele Arbeitspakete und die vernünftige Ablaufplanung ist mehr als komplex (variiert sicher je nach individuellen Anforderungen an einen Umzug).

Ich arbeite in Projekten und habe auch schon mehrere Umzüge (durch)gemacht (oder machen müssen?) – dieses Mal habe ich einige Tools eingesetzt, die ich auch in meiner täglichen Arbeit verwende. Da ich denke, dass ein durchgeführter Umzug eine viel bessere Ausbildung ist als manches PM Zertifikat möchte ich einige Aspekte näher beleuchten und zum Schluss eine gewagte Forderung stellen!

Die Kraft der Gedanken, oder „Umziehen mit einer Mindmap“

Zuerst habe ich überlegt, welche Projektbeteiligte (Teilnehmer) es für den Umzug gibt und welche Aufgaben, bzw. Arbeitspakete entstehen. Diese habe ich dann in eine zeitliche Reihenfolge gebracht und zu Personen zugeordnet, denen ich diese Aufgabe anvertrauen wollte. Selbstverständlich mussten hierbei auch externe Unterstützer (Umzugsunternehmen) mit einfließen und koordiniert werden. Auch die Lieferung, bzw. Fertigstellung von wichtigen Teilprodukten (Küchenarbeitsplatte) mussten berücksichtigt werden. Um die Komplexität gering zu halten, habe ich mich auf eine Mindmap beschränkt. Diese ist als Orientierung für das Big Picture sehr hilfreich gewesen!

Umzug Mindmap Planung

Umzug Mindmap Planung

Den Überblick behalten oder „Wie ich Asana lieben lernte“

Um jederzeit den Überblick über den Status der Aufgaben und Arbeitspakete zu behalten und um diesen Überblick auch mit meinem wichtigsten Stakeholder (Frau) und Vorgesetzten (auch Frau) zu teilen, habe ich das Aufgabentool Asana eingesetzt. Dies eignet sich hervorragend, um gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten.

Umzug Asana Todo List

Umzug Asana Todo List

Krisenmanagement und Budgetüberschreitungen

Zu einem „normalen“ Projektverlauf gehören neben Budgetüberschreitungen auch Krisen und deren Management. Ein Umzug bietet hier ebenfalls viele Lektionen zur Übung im Umgang mit beidem. Was wenn unerwartet Umzugshelfer krankheitsbedingt ausfallen? Was wenn die Arbeitsplatte teurer wird als im Vorfeld geplant? Was wenn einzelne Arbeitspakete länger dauern und nicht früh genug eskaliert wird? Wie geht man mit offenen Punkten am Projektende um?

Alles Fragestellungen, die in „normalen“ Projekten auch auftreten und beantwortet werden müssen. Ein Umzug bringt oftmals viele kurzfristig notwendige Entscheidungen, die einfach getroffen werden müssen, damit das Projekt „läuft“. Das Umzugsunternehmen wird kaum mit dem Ausladen bis man sich in Ruhe überlegt hat, wo ein spezieller Karton oder ein spezielles Möbelstück hingestellt werden soll. Diese Entscheidung muss im Zweifel sofort erfolgen. Im Best-Case hat man im Vorfeld alle Kartons und Möbel entsprechend beschriftet und konnte mit dem Umzugsunternehmen den alten und neuen Wohnraum begehen.

Restrospektive

Zu jedem Projekt gehört für mich eine Retrospektive, bzw. ein Lessons Learned. Dieses wird es in unserem Fall auch noch geben. Auch hier sehe ich Parallelen zu anderen Projekten: während eines Projektes gibt es meiner Erfahrung nach immer Reibungspunkte und Möglichkeiten etwas zu lernen. In einem strukturierten Lessons Learned Workshop können beide Aspekte bearbeitet werden.

Fazit

Bei Umzügen ist es meiner Erfahrung nach wie bei vielen Projekten. Eine sorgfältige Planung im Vorfeld und ein gutes Statustracking in Verbindung mit schnellen Eskalationsprozessen sorgt für einen guten Start in das Vorhaben. Es ist aber keine Garantie für ein Gelingen! Denn: Ein Plan hält nur bis zum ersten Feindkontakt. Das gilt auch bei Umzügen.

Mein Tipp für alle Unternehmen, die nach fähigen Projektmitarbeitern suchen: Schaut weniger auf erworbene Zertifikate, sondern mehr darauf, wie oft jemand bereits umgezogen ist und fragt im Bewerbungsinterview nach Erfahrungen und Lehren aus den Umzügen.

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3 Kommentare, sei der nächste!

  1. Bin gerade am überlegen: Wie würde ein agiler Umzug aussehen?
    Planen wir dann Kiste für Kiste…?
    Oder von Sprinter zu Sprinter…? – Statt von Sprint zu Sprint.
    Hat Velocity dann mit dem Gewicht je Kiste zu tun?
    Und wenn letztlich die Beurteilung von den Stakeholdern abhängt? – Liebt dich deine Frau noch??

    1. Ein agiler Umzug wäre mal eine interessante Idee, auf die sich wahrscheinlich aber kein Umzugsunternehmen einlassen würde. Insofern hatten wir im Grunde genommen nur einen Sprint, der über 3 Tage ging und die gesamten Userstories/Requirements beinhaltet hat. Und ja, in einem Umzugsprojekt sind bestimmte Stakeholder einfach sehr entscheidend…da wirst Du sicher auch schon Deine Erfahrungen gemacht haben 🙂

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