Task Management mit Asana

Startseite Asana Task Manager

Ich probiere immer wieder gerne neue Web Dienste aus, wenn ich auf sie aufmerksam werde. Hier und da entdecke ich immer wieder Dienste, die zwar in verschiedensten Ausprägungen am Markt vorhanden sind, aber dennoch (für mich) neue Features mitbringen. Aufgabentools gibt es auch sehr viele und sicher hat jeder seinen eigenen Favoriten.

Im Herbst 2012 bin ich auf den Task Manager Asana.com aufmerksam geworden und da ich wie oben erwähnt neuen Diensten aufgeschlossen bin, habe ich Asana nun mehrere Monate getestet. In diesem Artikel gebe ich einen kurzen Einblick in Asana und zeige die aus meiner Sicht besonderen Funktionen.

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Asana Startseite

Grundsätzlich lassen sich Aufgaben in Asana in verschiedene Projekte einteilen/gliedern. Zu jeder Aufgabe lassen sich eine Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Unteraufgaben und Tags erfassen. Aufgaben können auch externen Personen zugewiesen werden. Jedem Nutzer kann ein kleines Bildchen zugeordnet werden, so dass schnell ersichtlich ist, welche Aufgabe wem zugeordnet ist. Zu jedem Task können Dateien (auch aus der Dropbox) zugeordnet werden. Toll wäre noch eine GDrive Integration, so dass ich auf Dokumente dort referenzieren kann.

Dadurch hebt sich Asana hervor

Die nachfolgenden Features sind für mich besondere Funktionen, die mir bisher bei keinem anderem Aufgabentool aufgefallen sind. Unter Umständen gibt es aber dort bereits neue Versionen, die diese Funktionen auch abdecken. Die Weiterentwicklung ist ja sehr schnell. Über Hinweise in den Kommentaren freue ich mich natürlich.

Meine Asana Highlights:

  • Login via Google Accout
  • Synchronisation mit Google Kalender (oder auch anderen Kalendern)
  • Einfache Benutzeroberfläche und ansprechende Oberflächen
  • Teilen von Aufgaben

Anmeldung mit bestehendem Google Account

Sicher kein Killerfeature, aber für mich als Google Nutzer sehr angenehm, dass ich keine neue Registrierung durchführen und kein neues Passwort brauche, sondern mich mit meinem Google Account autentifizieren kann.

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Login via Google Accout

Synchronisation mit Google Kalender (oder auch anderen Kalendern)

Was ich sehr gelungen finde ist, dass ich meine  Projekte und Aufgaben mit einem Kalender synchronisieren kann. So kann ich die gesetzten Fertigstellungstermine und Beschreibungen der Aufgaben auch in meinem Google Kalender einsehen.

Asana Kalendersynchronisierung

Asana Kalendersynchronisierung

Einfaches Bedienkonzept und ansprechende Benutzeroberfläche

Das Anlegen von Aufgaben erfolgt über einen Tastatur Shortcut (Enter). So können sehr schnell Aufgaben hintereinander angelegt werden und in einem späteren Arbeitsschritt dann mit Beschreibungen und Terminen definiert werden.

Weitere Shortcuts sind für das Löschen und sortieren von Aufgaben vorhanden.

Tastatur Shortcuts

Tastatur Shortcuts

Eine Undo-Funktion (ähnlich wie in GMail) nach dem Löschen einer Aufgabe ist ebenfalls vorhanden.

Asana Undo Funktion

Asana Undo Funktion

Die Oberflächen sind insgesamt sehr dezent und die einzelnen Teilbereiche (Projektbaum, Aufgaben, Aufgabendetails) sind gut voneinander abgegrenzt. Man behält jederzeit den Überblick über Projekte und deren Aufgaben. Innerhalb eines Projekts können Aufgaben per Drag & Drop in der Aufgabenliste verschoben werden.

Teilen von Aufgaben

Asana - Nutzer einladen

Asana – Nutzer einladen

In Asana kann ich jede Aufgabe auch „externen“ Personen zuordnen und diese zur Mitarbeit einladen. Die eingeladenen Personen erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und können dann an den Aufgaben mitarbeiten. Der ganze Prozess fügt sich recht nahtlos und natürlich in die normale Bearbeitung ein, daher empfinde ich das als besonderes Feature.

 

Mobile Applikation und Resumee

Die mobile Applikation habe ich auf dem IPhone genutzt und bin sehr zufrieden. Der Abgleich beim Start könnte manchmal ein Augenzwinkern schneller sein, aber es stört nicht wirklich.

Asana Mobile Applikation

Asana Mobile Applikation

Ich kann jedem empfehlen, sich Asana näher anzuschauen. Von der Funktionalität und Arbeitsweise erinnert es mich manchmal an Wunderkit, aber das nicht im negativen Sinne. Asana wirkt auf mich richtig rund und ist als Tool für eigene Aufgaben und für kleinere Teams sicher sehr gut geeignet. Die GUI ist funktional und dezent, nicht poppig und bunt.

Was mir noch fehlt ist eine Time tracking Funktion. Es ist im Moment nicht möglich Zeiten zu den Aufgaben zu erfassen (gesch. Zeit für Erledigung und aktueller „Verbrauch“).

Als Abschluss hier das Introduction Video vom Asana Team selber:

7 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hallo Christian,

    sehr nett geworden dein selfhosted Blog, Glückwunsch 😉
    Hatte mich vor ca. einem Jahr auch einmal hinsichtlich Tools zur Online-Kolaboration umgesehen.

    Für meinen Geschmack war Asana (damals) ein wenig zu sehr auf ‚To-Do Liste‘ getrimmt. In Sachen Powerusing ist die WebApp, durch die ausgeklügelte Bedienung per Tastatur, aber unschlagbar. Hierzu habe ich bisher nichts besseres finden können.

    Falls du noch weiteres Interesse am Testen hast, kann ich dir Trello empfehlen. Könnte in Bezug auf Scrum oder Kanban recht interessant sein.

    Beste Grüße und weiterhin frohes Bloggen

    Philipp

    1. Hallo Philipp,

      danke für den Hinweis auf Trello. Das hatte ich mir auch angeschaut und finde es gut. Letztlich war mir Asana aber durch die flotte Bedienbarkeit und den Kalenderexport besser für meine persönliche Aufgabenverwaltung geeignet. Trello würde ich jederzeit gerne mal in einem kleineren Team in einem Softwareprojekt einsetzen. Interessant wäre auch mal ein Vergleich zwischen Trello und der JIRA Funktionalität in Punkto Kanban/Scrum Board. Aber das ist dann ein anderer Blogpost 🙂

      Grüße zurück! 🙂

  2. Hi Chris,

    Ich habe Asana vor zwei Wochen gefunden und jetzt deinen Beitrag gesehen.

    Ich denke die Technologie (Framework Luna – http://asana.com/luna/) und das Team (Facebook und Google Mitarbeiter) sind super interessant. Das Tool selber ist nett, aber meistens zu langsam. Besonders stört mich das es keine Desktop Version gibt, der sync am Anfang des starts der iPhone App und das man das ganze nicht Offline benutzen kann.

    Wie gesagt, das Tool ist nett und ich werde es noch einige Zeit nutzen, aber empfehlen würde ich es aufgrund des fehlenden Offline supports nicht. (siehe Kommentare http://blog.asana.com/2012/09/our-iphone-app-levels-up/)

    Enrico

    1. Hallo Enrico,

      danke für Dein Feedback.

      Auf den fehlenden Offline Modus hätte ich eingehen sollen, guter Hinweis. Für meine eigene Nutzung ist dieser jedoch nicht so relevant gewesen.

      Grüße nach Australien 🙂
      Chris

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